Utilizando la Técnica del Time Boxing.

Una vez que se tiene una visión clara de cómo se quiere utilizar el tiempo y las metas que se desean alcanzar, es hora de elaborar una lista de tareas y actividades que lo llevarán a la consecución de sus objetivos. En la ejecución de aquellas tareas se debe ser lo más eficiente posible de manera tal de cumplir prontamente con las metas y evitar toda distracción. Una de las herramientas útiles para esto es la técnica del Time Boxing, la cual lo llevará a demarcar los espacios de tiempo necesarios para llevar a cabo las actividades clave que lo acercarán a las metas y además le ayudará a estimar los tiempos requeridos para ello.

Herramienta del Time Boxing.

Un plan vincula las metas con las distintas tareas o actividades a realizar. Una lectura de un paper respecto a alguna tecnología de producción de energía renovable puede estar unida al plan de investigación que se vincula a la meta de crear un nuevo producto tecnológico de ahorro de energía para fin de año. Es necesario tener presente esta propiedad de vinculación ya que le ayudará discriminar entre las actividades que le acercarán prontamente a los objetivos y cuáles no. Una representación gráfica de la idea se aprecia en la Figura 3.

Figura 3. "Vinculación Metas y Tareas".

La técnica del Time Boxing es un aspecto del plan que vincula tareas y objetivos. Más que una herramienta visual, la técnica del Time Boxing es un proceso constante en pro de conseguir una agenda manejable. Básicamente consiste en programar actividades en determinados horarios en un horizonte de tiempo de una semana. Terminada la semana laboral, se revisan las actividades cumplidas, como también las que quedaron pendientes. Posteriormente se debe  reflexionar sobre el porqué no se pudieron cumplir con ciertos compromisos, sobre todo determinar si se sobrestimo o subestimo el tiempo requerido para ello y así, mejorar la habilidad de estimación y llegar poco a poco a cálculos más certeros.

Aplicando la Técnica del Time Boxing.

El proceso comienza con elaborar una lista de tareas o actividades que  se tiene que realizar en la semana similar a la que aparece en la Figura 4.

Figura 4. "Lista de Tareas para la Semana".

Una vez que se tiene la lista de tareas que se desea llevar a cabo en el transcurso de la semana, es necesario estimar el tiempo requerido para cada una de ellas de modo de enmarcarlas en algún espacio de tiempo. A modo de ejemplo y utilizando sólo 3 días, se hace una programación de las actividades semanales contenidas en la Figura 4 en la Tabla 3. Esta tabla es idéntica a la que integra Outlook. Así, según el ejemplo, se estima que entrevistar a los postulantes y tomar una decisión de contratación tomará dos horas y se realizará el lunes de 9:00 a 11:00 de la mañana. Usted obviamente debe modificar esta herramienta según sus tareas, horarios y días de trabajo. Puede utilizar Outlook, que 

Tabla 3. "Herramienta Visual Para Realizar Time Boxing".

Hora	Lunes	Martes	Miércoles
09ºº	Contratar reemplazo Tiempo Utilizado:	Completar informe de gastos Tiempo Utilizado:	Realizar plan de negocios Tiempo Utilizado:
10ºº		Investigar nuevos proovedores Tiempo Utilizado:	Investigar tecnología Tiempo Utilizado:
11ºº	Concretar venta con Artecis S.A. Tiempo Utilizado:		Reunión con Albert Tiempo Utilizado:
12ºº
13ºº		Responder e-mails a proveedores Tiempo Utilizado:	Discutir estrategia de crecimiento con Gabriel Tiempo Utilizado:
14ºº

Es acá donde la técnica del time boxing empieza a dar forma a la agenda, ya que lo lleva a reservar su tiempo y dedicarlo a las actividades las cuales usted cree que merece atender y, a la vez, ayudarlo a estimar los tiempos necesario que demandará cada actividad. Si el proceso es constante y reflexivo, esto le dará la habilidad de calcular con más precisión el tiempo que demanda cada tipo de tarea en particular, como también la capacidad de reservar tiempo necesario para ser lo más flexiblemente posible ante cualquier  eventualidad.

Una vez realizada la programación semanal, comenzada la semana y finalizado el primer día laboral, es necesario revisar las tareas realizadas y las que quedaron pendientes. Esto se debe hacer día a día, registrando el uso de tiempo que demandó cada actividad, monitoreando los logros como también anotando lo que se cumplió como lo que no se termina, siempre esto de una forma reflexiva. Generalmente se tiende a  subestimar que a sobrestimar las horas necesarias para realizar una determinada  tarea. Si esto es cierto, implica que algunas actividades no serán concretadas en los plazos establecidos, unido a que en el camino casi siempre se presentan dificultades o asuntos de último momento que atender.  Pregúntese cosas como ¿Por qué no logré completar tal tarea?¿He subestimado los tiempos requeridos para ello?¿Fueron muchas las eventualidades las que atendí?¿Es posible delegar algunas tareas a otros?¿Me estoy concentrando en lo realmente es importante?¿Estoy perdiendo mi tiempo en actividades sin importancia?

Una vez terminada la semana revise si se está cumpliendo con las tareas que lo deberán llevar más rápido hacia las metas y  pensar porque no se pudieron cumplir a cabalidad con las demandas de la semana. Si las razones fueron una subestimación, poco a poco mejorará su puntería. El proceso de dar forma a la agenda se ilustra en la Figura 5 como un ciclo.

Figura 5. "Proceso de Formación de una Agenda Manejable a través del Time Boxing".

Pudiera considerar en sobrestimar en lugar de subestimar para que cada día pueda responder con mejor habilidad a las demandas cambiantes de su agenda.  Si existen otras razones por las cuales no logró cumplir con las sus obligaciones como la sobrecarga de trabajo o las distracciones, debe pensar en delegar actividades y disciplinar sus jornadas.

Si es disciplinado, verá que poco a poco su agenda empezará a tomar forma, dándole a la vez la habilidad de hacer una lista de tareas que lo acercarán más prontamente a las metas, le ayudará a estimar con mejor precisión los tiempos requeridos para concretar cada tarea, lo que a su vez le ayudará a realizar una mejor programación y a responder con mayor facilidad a los cambios que pudiera sufrir su agenda.

Estrategias de Utilización del Tiempo.

Decidir cómo utilizar el tiempo para así cumplir todas las exigencias del trabajo dependerá de la dinámica misma del puesto que el individuo desempeña. Una vez que se tiene una visión clara de cómo se desea utilizar el tiempo, es necesario tener un plan y llevarlo a cabo.

Una vez que el individuo comience a gestionar su tiempo disponible, es de suma  importancia que el lector no pierda el control sobre su agenda y que ello redunde en indisciplinas que lo lleven a la situación inicial.

El trabajo mismo puede ser muy dinámico y exigente de manera tal que sea imposible cumplir con todas las actividades programadas en la semana. Dependiendo de la naturaleza misma del puesto que desempeña, el lector deberá estructurar una agenda que sea lo suficientemente flexible para responder a las eventualidades producidas por el entorno. Así el lector puede elegir entre tres estrategias de utilización del tiempo: rígida, flexible, híbrida.

Estrategia de Horarios Rígidos.

Esta estrategia consiste en programar las actividades a realizar en horarios fijos y preestablecidos. Por ejemplo, reuniones todos los lunes en la mañana para planificar el trabajo de equipo y los viernes en la tarde para evaluar el desempeño. En esta estrategia la persona planifica las actividades de manera que haya una distribución de las horas entre las diferentes categorías definidas, según lo determinado en la asignación deseada del tiempo para así cubrir todas las áreas claves de desempeño con la cantidad precisa de tiempo.

En esta estrategia las actividades a realizar se programan semanalmente en horarios preestablecidos. Es algo similar al horario de la escuela, donde, por ejemplo, se sabía que el miércoles a primera hora teníamos Ciencia (la categoría) y que debíamos preparar los útiles y materiales el día anterior para realizar el proyecto de Física (la actividad o tarea) y así no tener una baja calificación. Así, se sabe que en ciertos horarios semanales se deben cumplir con cierta clase o categoría de tareas o actividades.

Ventajas de una estrategia rígida:

• Ayuda a tener una mejor asignación del tiempo ya que se programan las actividades o tareas en espacios de tiempos dedicados a cada categoría específica.

•  Un mejor control sobre la agenda ya que cada  tarea tienen su espacio y horario preestablecido donde se debe llevar a cabo, lo que significa que cualquier otra que quiere irrumpir será descartada o programada en otro espacio de tiempo.

• Existe una mayor eficiencia: Cuando se determinan periodos de tiempo en el cual se debe cumplir el trabajo asignado, existe una mayor auto-presión para optimizar el tiempo disponible, y con ello una mayor eficiencia.

•  Conocimiento de tu agenda por otros: El que otras personas conozcan la agenda, especialmente si el  desempeño del equipo depende del aporte que a ellos se le puede brindar, ayuda a que otros sepan con más precisión cuál es el tiempo disponible en el cual se pueden contactar con él lector.

Desventajas.

Una de las desventajas consiste en que es muy difícil tener control de las agendas debido a que en muchas ocasiones depende de la agenda de otros.

Además cuando se trabaja en industrias donde la competencia es agresiva el actuar del rival obliga a cambiar lo planificado y presiona a echar mano a la flexibilidad.

Por ejemplo, en el caso en el que un analista de valores, este debe extraer información de gerentes y ejecutivos en los tiempos en los cuales ellos estén disponibles; generalmente no se sabe cuando, pero se debe actuar rápidamente cuando se presente la oportunidad. Otras veces una estrategia agresiva de la competencia como una innovación puede dejar obsoleto el plan de producción. En simples palabras es muy difícil ser un todopoderoso en el tiempo. Más aún, hay veces donde los tiempos son simplemente subestimados y se debe echar mano a tiempo que se tenía presupuestado para otras actividades.

Estrategia de Horario Flexible.

Uno puede llevar a cabo un plan, pero en el día a día uno puede observar que llevarlo a cabo puede ser muy difícil por las distintas contingencias que se presentan: Reuniones de última hora, problemas inesperados, acciones agresivas de la competencia que merecen una rápida atención, etc. Esto es común en gente que tiene poco control de la agenda y deben estar a merced de la agenda de otros o de las circunstancias del entorno como son los profesionales que cubren hechos para los noticieros o la prensa (periodistas y audio-visuales).

Cuando el desempeño depende más de factores exógenos, muchas  tareas se deben ejecutar cuando las circunstancias lo ameriten y otras cuando se disponga de tiempo para ello. Un ejecutivo puede atender en la semana a clientes importantes por problemas que se suscitaron en el transcurso de esta, pero aún así puede cumplir en la entrega de informes trabajando en distintas horas durante aquellos días para completarlos.

En este caso la apuesta es a realizar una lista de tareas que se deberán atender en la semana para que cuando se disponga de los espacios de tiempo poder ejecutarlas.

Para aquellos que se identifican más con esta estrategia, es importante que constantemente estén monitoreando el tiempo utilizado y revisando las tareas realizadas y pendientes, como también hacer una especie de balance semanal de utilización del tiempo si es necesario.

Ventajas de una estrategia flexible.

• Permite mayor maniobra sobre las contingencias que se suscitan para así tener una respuesta más rápida.

• Mayor apertura hacia las demandas del equipo y de personas claves para así facilitar el trabajo y las comunicaciones.

Desventajas.

Las desventajas es la inversa de las ventajas de la estrategia de horarios rígidos. Puede ser más difícil controlar la asignación deseada del tiempo al extremo de estar siempre preocupado de lo urgente que de lo verdaderamente importante como también que otros no conozcan con exactitud “mi agenda” otras personas de los cuales dependen y se depende.

Estrategia Híbrida.

Es una forma de gestionar el tiempo que combina tanto aspectos de la estrategia rígida como flexible. Consiste en tener un programa estructurado donde se acepta un cierto margen de flexibilidad. Por ejemplo, muchas veces pasa que la parte más activa del trabajo se da en la mañana. Si esto es cierto, se puede pensar en que es más acertado dedicarse al trabajo de oficina en la tarde y que en la mañana se dedicara más a aspectos tales como la atención de eventualidades, la gestión y la comunicación.

Es acá donde se puede pensar en dedicar, dentro del tiempo disponible, algunas horas para las contingencias de manera tal que cuando no se puedan cubrir las actividades programadas se eche mano a este recurso para así cumplirlas.

Plan de Utilización del Tiempo.

Una vez que se haya realizado la auditoria de tiempo, es necesario proceder a diseñar el plan de aprovechamiento de este recurso. Este plan llevará a la persona a establecer pautas que la conducirán a una utilización óptima de este recurso y lograr así una mayor productividad en su trabajo y consecución de metas.

A continuación, se presentan 5 pasos para generar un plan de aprovechamiento del tiempo.

1º - Análisis de los Datos.

Una vez realizada la auditoria del tiempo y se observen los resultados, te darás cuenta que la distribución del tiempo entre las distintas categorías no es uniforme: los resultados arrojarán que existen ciertas clases de categorías con una cantidad de tiempo mayor que otras o que existen categorías prácticamente desatendidas.

2º - Determinar la Distribución Deseada del Tiempo.

Una vez analizado los datos el lector se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Es así como deseo distribuir mi tiempo en el trabajo?,¿Podría ser más eficiente en el uso del tiempo si cambio la actual forma en la cuál lo estoy manejando para así avanzar más rápido a la consecución de mis metas?.

Para responder estas interrogantes el lector debe remitirse a sus prioridades: Tener en claro sus metas y las áreas de trabajo que son claves para su desempeño. A modo de ejemplo, en la Gráfico 1 se puede observar la utilización real del tiempo para un gerente de una empresa ficticia que actúa en el rubro de las energías alternativas. Se pueden observar 6 áreas de trabajo clave donde la planificación estratégica es la categoría a la que se dedica mayor atención según la auditoría de tiempo. El gerente, en base a los datos y a la dinámica de su trabajo, podría concluir que el tiempo dedicado a la gestión constante a sus subordinados y el fomento de las redes de cooperación externas (especialmente con centros de investigación y empresas intensivas en tecnología) es poca, siendo estos aspectos fundamentales para el éxito, tanto para la empresa como para el desempeño de su cargo. Así, la distribución deseada de tiempo que este gerente podría determinar podría ser algo parecido a lo que muestra el Gráfico 2.

Gráfico 1. "Ejemplo de Distribución de Asignación del Tiempo Real".

Gráfico 2. "Ejemplo de Distribución de Tiempo Deseado". 

En el Gráfico 2 del ejemplo en consideración se puede observar como se incluye una categoría llamada contingencias, que en la auditoría de tiempo de la ilustración aqué expuesta no estaba considerada. Este item es introducido para tener cierta flexibilidad ante cualquier eventualidad que se presente. Es muy importante que el lector sea muy riguroso a la hora de implementar el plan y evitar cualquier tipo de distracciones, pero se debe tener presente las contingencias que pueden suscitarse en el camino, por lo cual se recomienda considerar este aspecto dentro del plan de aprovechamiento del tiempo.

3º Esclarecer las actividades claves dentro de cada categoría y definir metas dentro de ellas.

En cada categoría se deben definir actividades o tareas claves a cumplir y, en lo posible, cuantificar el número de veces a realizar la tarea o los productos esperados. Por ejemplo: Una tarea puede consistir en contactar 10 potenciales clientes por semana y un producto esperado o meta puede ser captar 2 nuevos clientes dentro de aquellos 10 contactos. Es recomendable hacer tal especificación por semana. En la Tabla 2 se muestra una definición de las tareas para cada categoría para el ejemplo que se ha estado desarrollando en esta sección.

Tabla 2. "Ejemplo de Definición de Tareas para cada Categoría o Área de Trabajo".

Semana	Cómo se percibe el éxito?	% de Tiempo Requerido	Horas / Semana de Trabajo	Actividades Claves
Planificación Estratégica	- Desarrollar nueva estrategia anual	20%	8	-Redactar Plan -Revisar plan con José
Gestión de Equipos	- Asignar tiempo para reunirse con el personal - Planificar un Programa de Capacitación en Técnologias.	25%	10	-Coordinarse con RRHH para los planes de capacitaciones. -Reuniones a comienzo y al fin de la semana laboral con el equipo. -Atender Asuntos Particulares claves con encargados de departamentos
Gestión Hacia Arriba	-Lograr el Compromiso de Socios. -Mantener Informado a los Inversores	5%	2	-Reunierse una vez a la semana con los Socios
Fomentar Redes de Cooperación	-Lograr nuevos socios en la red y cultivar la relación. -Desarrollar planes de cooperación.	25%	10	-Concertar Reuniones con Posibles Socios. -Coordinar Reuniones de Transferencia Tecnológica
Mantenerse Informado	-Entender Técnología para generar propuestas a producción. -Mantenerse Informado del Entono Económico Internacional	10%	4	-Leer Todas las Mañanas la Prensa. - Leer Papers y Documentación Científica.
Administración	Reportes de Gastos, e-mail, etc.	5%	2	-Revisar e-mail y responder. -Evaluar reportes de Gastos
Contingencias	Cubrir Imprevistos	10%	4
Tiempo Total		100%	40

4º Piense en los pro y los contra que podrán suscitar en la implementación del plan.

Una vez esclarecido la forma en el cual se desea utilizar el tiempo, se deben pensar en los posibles inconvenientes que se podrían presentar a la hora de implementar el plan. Por ejemplo puede ser que los pares o subordinados constantemente interrumpan para pedir ayuda o algún consejo no permitiendo un trabajo fluido. Si el lector se siente identificado se le podría pedir a tal par que unos minutos antes del termino de la jornada laboral se pueda acercar o empezar a generar una cultura en el cual los problemas se lleven a reuniones programadas.

Los factores que impiden la implementación son varios, lo ideal es que se consideren todos, acá hay algunos factores típicos:

1. Falta de Disciplina: No tener la voluntad de llevar a cabo el plan o no ser constante.
2. Resistencia al Cambio: Los hábitos son difíciles de erradicar, llevan tiempo y esfuerzo.
3. Presiones de Otros que demandan el tiempo: Hay que acostumbrarse a decir que no. No se puede atender a todas las demandas.
4. Distracciones: El perder el rumbo o simplemente transar constantemente entre la diversión y el trabajo en la jornada laboral.

5º Establezca algún mecanismo de control donde pueda monitorear regularmente su Progreso.

Frecuentemente se debe evaluar el progreso para tomar medidas correctivas, puede ser que dentro del mes haga un monitoreo regular semanal para ver si se está utilizando el tiempo como se desea o, por lo menos, si existe algún avance en aquella dirección. Una agenda puede servir para anotar cuanto tiempo toma cada actividad, es idéntico a repetir el ciclo de la auditoría.

Aspectos a Considerar.

No todas las áreas de trabajo tendrán la misma asignación de tiempo siempre para una persona en particular, estas pueden ser modificadas a lo largo del tiempo en función de los cambios que se presenten en el entorno o en la misma empresa. Así, se pudieran presentar oportunidades que cambien el rumbo de las empresas y las metas de gran parte de los departamentos de una empresa. Por ejemplo, un acuerdo de libre comercio puede forzar a ciertos ejecutivos a fortalecer su nivel de ingles y que actividades como generar y potenciar contactos en el extranjero se transformen en prioridad inmediata. Además, dependiendo de las habilidades y fortalezas del individuo, quizás ciertas áreas requieran mayor dedicación o simplemente parte de ellas se deleguen.

Igualmente, en el ciclo de vida de la empresa, los roles y funciones de las personas irán cambiando, por lo que las áreas de trabajo claves o categorías se deben constantemente ir redefiniendo, así como la distribución de tiempo deseada.

Por último, se puede considerar la idea de pedir ayuda a un superior para clarificar mejor el rol que desempeña y a la vez tener una visión más clara de cuales son las prioridades.