Plan de Utilización del Tiempo.

Una vez que se haya realizado la auditoria de tiempo, es necesario proceder a diseñar el plan de aprovechamiento de este recurso. Este plan llevará a la persona a establecer pautas que la conducirán a una utilización óptima de este recurso y lograr así una mayor productividad en su trabajo y consecución de metas.

A continuación, se presentan 5 pasos para generar un plan de aprovechamiento del tiempo.

1º - Análisis de los Datos.

Una vez realizada la auditoria del tiempo y se observen los resultados, te darás cuenta que la distribución del tiempo entre las distintas categorías no es uniforme: los resultados arrojarán que existen ciertas clases de categorías con una cantidad de tiempo mayor que otras o que existen categorías prácticamente desatendidas.

2º - Determinar la Distribución Deseada del Tiempo.

Una vez analizado los datos el lector se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Es así como deseo distribuir mi tiempo en el trabajo?,¿Podría ser más eficiente en el uso del tiempo si cambio la actual forma en la cuál lo estoy manejando para así avanzar más rápido a la consecución de mis metas?.

Para responder estas interrogantes el lector debe remitirse a sus prioridades: Tener en claro sus metas y las áreas de trabajo que son claves para su desempeño. A modo de ejemplo, en la Gráfico 1 se puede observar la utilización real del tiempo para un gerente de una empresa ficticia que actúa en el rubro de las energías alternativas. Se pueden observar 6 áreas de trabajo clave donde la planificación estratégica es la categoría a la que se dedica mayor atención según la auditoría de tiempo. El gerente, en base a los datos y a la dinámica de su trabajo, podría concluir que el tiempo dedicado a la gestión constante a sus subordinados y el fomento de las redes de cooperación externas (especialmente con centros de investigación y empresas intensivas en tecnología) es poca, siendo estos aspectos fundamentales para el éxito, tanto para la empresa como para el desempeño de su cargo. Así, la distribución deseada de tiempo que este gerente podría determinar podría ser algo parecido a lo que muestra el Gráfico 2.

Gráfico 1. "Ejemplo de Distribución de Asignación del Tiempo Real".

Gráfico 2. "Ejemplo de Distribución de Tiempo Deseado". 

En el Gráfico 2 del ejemplo en consideración se puede observar como se incluye una categoría llamada contingencias, que en la auditoría de tiempo de la ilustración aqué expuesta no estaba considerada. Este item es introducido para tener cierta flexibilidad ante cualquier eventualidad que se presente. Es muy importante que el lector sea muy riguroso a la hora de implementar el plan y evitar cualquier tipo de distracciones, pero se debe tener presente las contingencias que pueden suscitarse en el camino, por lo cual se recomienda considerar este aspecto dentro del plan de aprovechamiento del tiempo.

3º Esclarecer las actividades claves dentro de cada categoría y definir metas dentro de ellas.

En cada categoría se deben definir actividades o tareas claves a cumplir y, en lo posible, cuantificar el número de veces a realizar la tarea o los productos esperados. Por ejemplo: Una tarea puede consistir en contactar 10 potenciales clientes por semana y un producto esperado o meta puede ser captar 2 nuevos clientes dentro de aquellos 10 contactos. Es recomendable hacer tal especificación por semana. En la Tabla 2 se muestra una definición de las tareas para cada categoría para el ejemplo que se ha estado desarrollando en esta sección.

Tabla 2. "Ejemplo de Definición de Tareas para cada Categoría o Área de Trabajo".

Semana	Cómo se percibe el éxito?	% de Tiempo Requerido	Horas / Semana de Trabajo	Actividades Claves
Planificación Estratégica	- Desarrollar nueva estrategia anual	20%	8	-Redactar Plan -Revisar plan con José
Gestión de Equipos	- Asignar tiempo para reunirse con el personal - Planificar un Programa de Capacitación en Técnologias.	25%	10	-Coordinarse con RRHH para los planes de capacitaciones. -Reuniones a comienzo y al fin de la semana laboral con el equipo. -Atender Asuntos Particulares claves con encargados de departamentos
Gestión Hacia Arriba	-Lograr el Compromiso de Socios. -Mantener Informado a los Inversores	5%	2	-Reunierse una vez a la semana con los Socios
Fomentar Redes de Cooperación	-Lograr nuevos socios en la red y cultivar la relación. -Desarrollar planes de cooperación.	25%	10	-Concertar Reuniones con Posibles Socios. -Coordinar Reuniones de Transferencia Tecnológica
Mantenerse Informado	-Entender Técnología para generar propuestas a producción. -Mantenerse Informado del Entono Económico Internacional	10%	4	-Leer Todas las Mañanas la Prensa. - Leer Papers y Documentación Científica.
Administración	Reportes de Gastos, e-mail, etc.	5%	2	-Revisar e-mail y responder. -Evaluar reportes de Gastos
Contingencias	Cubrir Imprevistos	10%	4
Tiempo Total		100%	40

4º Piense en los pro y los contra que podrán suscitar en la implementación del plan.

Una vez esclarecido la forma en el cual se desea utilizar el tiempo, se deben pensar en los posibles inconvenientes que se podrían presentar a la hora de implementar el plan. Por ejemplo puede ser que los pares o subordinados constantemente interrumpan para pedir ayuda o algún consejo no permitiendo un trabajo fluido. Si el lector se siente identificado se le podría pedir a tal par que unos minutos antes del termino de la jornada laboral se pueda acercar o empezar a generar una cultura en el cual los problemas se lleven a reuniones programadas.

Los factores que impiden la implementación son varios, lo ideal es que se consideren todos, acá hay algunos factores típicos:

1. Falta de Disciplina: No tener la voluntad de llevar a cabo el plan o no ser constante.
2. Resistencia al Cambio: Los hábitos son difíciles de erradicar, llevan tiempo y esfuerzo.
3. Presiones de Otros que demandan el tiempo: Hay que acostumbrarse a decir que no. No se puede atender a todas las demandas.
4. Distracciones: El perder el rumbo o simplemente transar constantemente entre la diversión y el trabajo en la jornada laboral.

5º Establezca algún mecanismo de control donde pueda monitorear regularmente su Progreso.

Frecuentemente se debe evaluar el progreso para tomar medidas correctivas, puede ser que dentro del mes haga un monitoreo regular semanal para ver si se está utilizando el tiempo como se desea o, por lo menos, si existe algún avance en aquella dirección. Una agenda puede servir para anotar cuanto tiempo toma cada actividad, es idéntico a repetir el ciclo de la auditoría.

Aspectos a Considerar.

No todas las áreas de trabajo tendrán la misma asignación de tiempo siempre para una persona en particular, estas pueden ser modificadas a lo largo del tiempo en función de los cambios que se presenten en el entorno o en la misma empresa. Así, se pudieran presentar oportunidades que cambien el rumbo de las empresas y las metas de gran parte de los departamentos de una empresa. Por ejemplo, un acuerdo de libre comercio puede forzar a ciertos ejecutivos a fortalecer su nivel de ingles y que actividades como generar y potenciar contactos en el extranjero se transformen en prioridad inmediata. Además, dependiendo de las habilidades y fortalezas del individuo, quizás ciertas áreas requieran mayor dedicación o simplemente parte de ellas se deleguen.

Igualmente, en el ciclo de vida de la empresa, los roles y funciones de las personas irán cambiando, por lo que las áreas de trabajo claves o categorías se deben constantemente ir redefiniendo, así como la distribución de tiempo deseada.

Por último, se puede considerar la idea de pedir ayuda a un superior para clarificar mejor el rol que desempeña y a la vez tener una visión más clara de cuales son las prioridades.