Estrategias de Utilización del Tiempo.

Decidir cómo utilizar el tiempo para así cumplir todas las exigencias del trabajo dependerá de la dinámica misma del puesto que el individuo desempeña. Una vez que se tiene una visión clara de cómo se desea utilizar el tiempo, es necesario tener un plan y llevarlo a cabo.

Una vez que el individuo comience a gestionar su tiempo disponible, es de suma  importancia que el lector no pierda el control sobre su agenda y que ello redunde en indisciplinas que lo lleven a la situación inicial.

El trabajo mismo puede ser muy dinámico y exigente de manera tal que sea imposible cumplir con todas las actividades programadas en la semana. Dependiendo de la naturaleza misma del puesto que desempeña, el lector deberá estructurar una agenda que sea lo suficientemente flexible para responder a las eventualidades producidas por el entorno. Así el lector puede elegir entre tres estrategias de utilización del tiempo: rígida, flexible, híbrida.

Estrategia de Horarios Rígidos.

Esta estrategia consiste en programar las actividades a realizar en horarios fijos y preestablecidos. Por ejemplo, reuniones todos los lunes en la mañana para planificar el trabajo de equipo y los viernes en la tarde para evaluar el desempeño. En esta estrategia la persona planifica las actividades de manera que haya una distribución de las horas entre las diferentes categorías definidas, según lo determinado en la asignación deseada del tiempo para así cubrir todas las áreas claves de desempeño con la cantidad precisa de tiempo.

En esta estrategia las actividades a realizar se programan semanalmente en horarios preestablecidos. Es algo similar al horario de la escuela, donde, por ejemplo, se sabía que el miércoles a primera hora teníamos Ciencia (la categoría) y que debíamos preparar los útiles y materiales el día anterior para realizar el proyecto de Física (la actividad o tarea) y así no tener una baja calificación. Así, se sabe que en ciertos horarios semanales se deben cumplir con cierta clase o categoría de tareas o actividades.

Ventajas de una estrategia rígida:

• Ayuda a tener una mejor asignación del tiempo ya que se programan las actividades o tareas en espacios de tiempos dedicados a cada categoría específica.

•  Un mejor control sobre la agenda ya que cada  tarea tienen su espacio y horario preestablecido donde se debe llevar a cabo, lo que significa que cualquier otra que quiere irrumpir será descartada o programada en otro espacio de tiempo.

• Existe una mayor eficiencia: Cuando se determinan periodos de tiempo en el cual se debe cumplir el trabajo asignado, existe una mayor auto-presión para optimizar el tiempo disponible, y con ello una mayor eficiencia.

•  Conocimiento de tu agenda por otros: El que otras personas conozcan la agenda, especialmente si el  desempeño del equipo depende del aporte que a ellos se le puede brindar, ayuda a que otros sepan con más precisión cuál es el tiempo disponible en el cual se pueden contactar con él lector.

Desventajas.

Una de las desventajas consiste en que es muy difícil tener control de las agendas debido a que en muchas ocasiones depende de la agenda de otros.

Además cuando se trabaja en industrias donde la competencia es agresiva el actuar del rival obliga a cambiar lo planificado y presiona a echar mano a la flexibilidad.

Por ejemplo, en el caso en el que un analista de valores, este debe extraer información de gerentes y ejecutivos en los tiempos en los cuales ellos estén disponibles; generalmente no se sabe cuando, pero se debe actuar rápidamente cuando se presente la oportunidad. Otras veces una estrategia agresiva de la competencia como una innovación puede dejar obsoleto el plan de producción. En simples palabras es muy difícil ser un todopoderoso en el tiempo. Más aún, hay veces donde los tiempos son simplemente subestimados y se debe echar mano a tiempo que se tenía presupuestado para otras actividades.

Estrategia de Horario Flexible.

Uno puede llevar a cabo un plan, pero en el día a día uno puede observar que llevarlo a cabo puede ser muy difícil por las distintas contingencias que se presentan: Reuniones de última hora, problemas inesperados, acciones agresivas de la competencia que merecen una rápida atención, etc. Esto es común en gente que tiene poco control de la agenda y deben estar a merced de la agenda de otros o de las circunstancias del entorno como son los profesionales que cubren hechos para los noticieros o la prensa (periodistas y audio-visuales).

Cuando el desempeño depende más de factores exógenos, muchas  tareas se deben ejecutar cuando las circunstancias lo ameriten y otras cuando se disponga de tiempo para ello. Un ejecutivo puede atender en la semana a clientes importantes por problemas que se suscitaron en el transcurso de esta, pero aún así puede cumplir en la entrega de informes trabajando en distintas horas durante aquellos días para completarlos.

En este caso la apuesta es a realizar una lista de tareas que se deberán atender en la semana para que cuando se disponga de los espacios de tiempo poder ejecutarlas.

Para aquellos que se identifican más con esta estrategia, es importante que constantemente estén monitoreando el tiempo utilizado y revisando las tareas realizadas y pendientes, como también hacer una especie de balance semanal de utilización del tiempo si es necesario.

Ventajas de una estrategia flexible.

• Permite mayor maniobra sobre las contingencias que se suscitan para así tener una respuesta más rápida.

• Mayor apertura hacia las demandas del equipo y de personas claves para así facilitar el trabajo y las comunicaciones.

Desventajas.

Las desventajas es la inversa de las ventajas de la estrategia de horarios rígidos. Puede ser más difícil controlar la asignación deseada del tiempo al extremo de estar siempre preocupado de lo urgente que de lo verdaderamente importante como también que otros no conozcan con exactitud “mi agenda” otras personas de los cuales dependen y se depende.

Estrategia Híbrida.

Es una forma de gestionar el tiempo que combina tanto aspectos de la estrategia rígida como flexible. Consiste en tener un programa estructurado donde se acepta un cierto margen de flexibilidad. Por ejemplo, muchas veces pasa que la parte más activa del trabajo se da en la mañana. Si esto es cierto, se puede pensar en que es más acertado dedicarse al trabajo de oficina en la tarde y que en la mañana se dedicara más a aspectos tales como la atención de eventualidades, la gestión y la comunicación.

Es acá donde se puede pensar en dedicar, dentro del tiempo disponible, algunas horas para las contingencias de manera tal que cuando no se puedan cubrir las actividades programadas se eche mano a este recurso para así cumplirlas.