Utilizando la Técnica del Time Boxing.

Una vez que se tiene una visión clara de cómo se quiere utilizar el tiempo y las metas que se desean alcanzar, es hora de elaborar una lista de tareas y actividades que lo llevarán a la consecución de sus objetivos. En la ejecución de aquellas tareas se debe ser lo más eficiente posible de manera tal de cumplir prontamente con las metas y evitar toda distracción. Una de las herramientas útiles para esto es la técnica del Time Boxing, la cual lo llevará a demarcar los espacios de tiempo necesarios para llevar a cabo las actividades clave que lo acercarán a las metas y además le ayudará a estimar los tiempos requeridos para ello.

Herramienta del Time Boxing.

Un plan vincula las metas con las distintas tareas o actividades a realizar. Una lectura de un paper respecto a alguna tecnología de producción de energía renovable puede estar unida al plan de investigación que se vincula a la meta de crear un nuevo producto tecnológico de ahorro de energía para fin de año. Es necesario tener presente esta propiedad de vinculación ya que le ayudará discriminar entre las actividades que le acercarán prontamente a los objetivos y cuáles no. Una representación gráfica de la idea se aprecia en la Figura 3.

Figura 3. "Vinculación Metas y Tareas".

La técnica del Time Boxing es un aspecto del plan que vincula tareas y objetivos. Más que una herramienta visual, la técnica del Time Boxing es un proceso constante en pro de conseguir una agenda manejable. Básicamente consiste en programar actividades en determinados horarios en un horizonte de tiempo de una semana. Terminada la semana laboral, se revisan las actividades cumplidas, como también las que quedaron pendientes. Posteriormente se debe  reflexionar sobre el porqué no se pudieron cumplir con ciertos compromisos, sobre todo determinar si se sobrestimo o subestimo el tiempo requerido para ello y así, mejorar la habilidad de estimación y llegar poco a poco a cálculos más certeros.

Aplicando la Técnica del Time Boxing.

El proceso comienza con elaborar una lista de tareas o actividades que  se tiene que realizar en la semana similar a la que aparece en la Figura 4.

Figura 4. "Lista de Tareas para la Semana".

Una vez que se tiene la lista de tareas que se desea llevar a cabo en el transcurso de la semana, es necesario estimar el tiempo requerido para cada una de ellas de modo de enmarcarlas en algún espacio de tiempo. A modo de ejemplo y utilizando sólo 3 días, se hace una programación de las actividades semanales contenidas en la Figura 4 en la Tabla 3. Esta tabla es idéntica a la que integra Outlook. Así, según el ejemplo, se estima que entrevistar a los postulantes y tomar una decisión de contratación tomará dos horas y se realizará el lunes de 9:00 a 11:00 de la mañana. Usted obviamente debe modificar esta herramienta según sus tareas, horarios y días de trabajo. Puede utilizar Outlook, que 

Tabla 3. "Herramienta Visual Para Realizar Time Boxing".

Hora	Lunes	Martes	Miércoles
09ºº	Contratar reemplazo Tiempo Utilizado:	Completar informe de gastos Tiempo Utilizado:	Realizar plan de negocios Tiempo Utilizado:
10ºº		Investigar nuevos proovedores Tiempo Utilizado:	Investigar tecnología Tiempo Utilizado:
11ºº	Concretar venta con Artecis S.A. Tiempo Utilizado:		Reunión con Albert Tiempo Utilizado:
12ºº
13ºº		Responder e-mails a proveedores Tiempo Utilizado:	Discutir estrategia de crecimiento con Gabriel Tiempo Utilizado:
14ºº

Es acá donde la técnica del time boxing empieza a dar forma a la agenda, ya que lo lleva a reservar su tiempo y dedicarlo a las actividades las cuales usted cree que merece atender y, a la vez, ayudarlo a estimar los tiempos necesario que demandará cada actividad. Si el proceso es constante y reflexivo, esto le dará la habilidad de calcular con más precisión el tiempo que demanda cada tipo de tarea en particular, como también la capacidad de reservar tiempo necesario para ser lo más flexiblemente posible ante cualquier  eventualidad.

Una vez realizada la programación semanal, comenzada la semana y finalizado el primer día laboral, es necesario revisar las tareas realizadas y las que quedaron pendientes. Esto se debe hacer día a día, registrando el uso de tiempo que demandó cada actividad, monitoreando los logros como también anotando lo que se cumplió como lo que no se termina, siempre esto de una forma reflexiva. Generalmente se tiende a  subestimar que a sobrestimar las horas necesarias para realizar una determinada  tarea. Si esto es cierto, implica que algunas actividades no serán concretadas en los plazos establecidos, unido a que en el camino casi siempre se presentan dificultades o asuntos de último momento que atender.  Pregúntese cosas como ¿Por qué no logré completar tal tarea?¿He subestimado los tiempos requeridos para ello?¿Fueron muchas las eventualidades las que atendí?¿Es posible delegar algunas tareas a otros?¿Me estoy concentrando en lo realmente es importante?¿Estoy perdiendo mi tiempo en actividades sin importancia?

Una vez terminada la semana revise si se está cumpliendo con las tareas que lo deberán llevar más rápido hacia las metas y  pensar porque no se pudieron cumplir a cabalidad con las demandas de la semana. Si las razones fueron una subestimación, poco a poco mejorará su puntería. El proceso de dar forma a la agenda se ilustra en la Figura 5 como un ciclo.

Figura 5. "Proceso de Formación de una Agenda Manejable a través del Time Boxing".

Pudiera considerar en sobrestimar en lugar de subestimar para que cada día pueda responder con mejor habilidad a las demandas cambiantes de su agenda.  Si existen otras razones por las cuales no logró cumplir con las sus obligaciones como la sobrecarga de trabajo o las distracciones, debe pensar en delegar actividades y disciplinar sus jornadas.

Si es disciplinado, verá que poco a poco su agenda empezará a tomar forma, dándole a la vez la habilidad de hacer una lista de tareas que lo acercarán más prontamente a las metas, le ayudará a estimar con mejor precisión los tiempos requeridos para concretar cada tarea, lo que a su vez le ayudará a realizar una mejor programación y a responder con mayor facilidad a los cambios que pudiera sufrir su agenda.